A new day, a new episode of our podcastmarathon. Met vandaag een antwoord op de lezersvraag van Rani De Mont van ZenBaby: “Hoe organiseer je eigenlijk een event? Waar moet je rekening mee houden?” Hoewel ik absoluut geen gecertificeerde eventplanner ben, deel ik wel graag vanuit mijn groeiexpert standpunt hoe wij bij Boostways events organiseren.
Side note
Een absolute gamechanger om met een professionele eventplanner samen te werken. Wij zweren daar altijd bij! Want de waarde die een goede planner toevoegt, is ongeëvenaard.
Als je op zoek bent naar betrouwbare planners, neem gerust contact met mij op – ik deel graag enkele van mijn favorieten.
Voor wie? Met welke focus?
Wanneer je een event organiseert is het allereerst mega mega belangrijk om je doelstelling helder voor ogen te hebben. Want hoe je het nu draait of keert, alle evenementen die jij als ondernemer organiseert hebben een specifiek doel: of het nu gaat om promotie, lancering, verkoop, of gewoon vieren om te vieren.
Daarnaast moet je duidelijk definiëren wie je wil bereiken met je event, zodat alle andere beslissingen die je maakt aansluiten bij deze doelgroep. Stel nu bijvoorbeeld dat je een event wil houden voor drukbezette mama’s? Dan zou ik dat niet doen na vier uur wanneer school net gedaan is, maar overdag of op een moment dat de kindjes ‘afwezig’ kunnen zijn.
Een duidelijk budget is een laatste essential om over na te denken wanneer je een event organiseert. Bepaal hoeveel je wil uitgeven en verdeel het budget slim over locatie, sprekers, marketing en andere kosten.
TIP: Houd daarbij ook rekening met onvoorziene uitgaven én zorg ook voor een realistisch en haalbaar budget.
Event invullen
Met je doelstellingen en budget in gedachten, ga je verder met het invullen van het event. Denk na over de duur, sprekers, workshops, netwerkmomenten… Zoals ik hierboven al zei en nog ne keer op hamer hier: pas je keuzes aan op basis van wie je wilt bereiken en wat je wilt bereiken.
De invulling van jouw event vormt vervolgens de basis voor de zoektocht naar een geschikte locatie en het bepalen van de datum en tijd.
Planning & organisatie
Nu je een concreet beeld hebt van het event, is het tijd om de planning en organisatie aan te pakken. Maak een gedetailleerde lijst van wat je nodig hebt en ga op zoek naar leveranciers. Denk daarbij aan catering, entertainment, audiovisuele ondersteuning, en meer.
Overweeg ook de praktische aspecten, zoals parkeren en andere faciliteiten, om een zo vlot mogelijke, zo aangenaam mogelijke ervaring voor jouw klanten te garanderen.
Het pre-event
Met de organisatie op de rails, richt je je op het ‘pre-event’, waarmee ik eigenlijk de ‘hype-fase’ bedoel. Creëer een all-in marketingplan met wachtlijsten, ticketverkoop en andere promotie-aspecten.
TIP: Begin minstens twee maanden voor het event om zo veel mogelijk buzz te creëren. Haal daarvoor alles uit de kast: social media, flyers, lokale media…
Het event an sich
Het is eindelijk zover… De dag van het event is daar…
The essential on this day? Een gedetailleerd draaiboek zodat alles zo vlot mogelijk verloopt! Hoe je dat doet? Zorg voor voldoende personeel en vrijwilligers, en focus zelf op dat waar jij als ondernemer het beste in bent.
Denk ook na over een follow-up strategie na het event om langdurige indrukken te creëren en de verkoop nog meer te stimuleren. Want dat, liefste ondernemer, is uiteindelijk toch één van de grootste redenen dat jij jouw event host?
TIP: Mag ik je vragen: investeer a.u.b. in de kost van een videograaf en/of fotograaf! Het geeft je nadien plenty of waardevol beeldmateriaal om content van te maken, promoties op te baseren etc.
Ja, zoals je kan lezen: een event organiseren vereist aandacht voor detail, creativiteit en strategische planning. En dus TIJD! Maar met heldere doelstellingen, een goed doordacht budget en een focus op marketing, kan je een evenement creëren dat niet alleen memorabel is, maar ook nog eens je zakelijke doelen ondersteunt: VERKOOP!
